¿Puede una empresa limitar y/o vigilar el uso que los trabajadores hacen de los ordenadores y móviles a su disposición?
La respuesta es «SÍ». Pero solo si se actúa de la forma correcta.
Sería la misma respuesta afirmativa a la duda generalizada de si se puede mirar el historial o el correo de un trabajador. Además de resultar una prueba de la baja producción de un trabajador, también compromete la integridad o seguridad de los datos que maneja la empresa, pudiendo llegar a ser motivo de despido.
Situación habitual
Actualmente y cada vez más, los puestos de trabajo requieren el uso de medios electrónicos que deben proporcionar las empresas.
Los empleados suelen hacer un uso indebido de los mismos. Lo mas habitual es visitar páginas de redes sociales, prensa deportiva, apuestas online, pornografía, compras en Amazon o Ebay. Incluso navegando por páginas no seguras que puede poner en riesgo la seguridad del equipo.
El control ejercido por la empresa sobre estos medios, actualmente se encuentra limitado por derechos fundamentales. Tales como el derecho a la intimidad, a la protección de datos y al secreto de las comunicaciones.
Posicionamiento de la empresa
En resumen, la empresa se puede posicionar de tres formas:
Primera
No indicar nada al respecto. Por lo tanto en caso de juicio el trabajador podría alegar no haber sido informado correcta y expresamente, de que no los podía usar para fines particulares. Incluso se podría revertir la situación, ya que el trabajador podría denunciar a la empresa por vulnerar los derechos anteriormente mencionados.
Segunda
Dar una cierta libertad para el uso personal de los medios informáticos, internet y email corporativo, así como el almacenamiento de archivos personales. A pesar de esta posición, el trabajador debe entender que los equipos son propiedad de la empresa y que ésta puede ejercer vigilancia sobre los mismos, aunque con mucho cuidado de no vulnerar los derechos del trabajador en caso de encontrarse con temas personales.
Tercera
Dejar de forma clara y expresa, que LOS EQUIPOS PROPORCIONADOS SOLO SON PARA USO PROFESIONAL QUEDANDO TOTALMENTE PROHIBIDO SU USO PARTICULAR. Para ello debe venir expresado:
- como cláusula del contrato de trabajo
- en la normativa o código interno de actuación
- o en documentos donde se les informe directamente a los trabajadores.
Lo más habitual es que sea una medida no prevista y por lo tanto no contemplada inicialmente en los contratos de trabajo. Por lo que se debe realizar mediante anexos al contrato o documentos con copia firmada por parte de los trabajadores. Nosotros como asesoría proponemos que se les informe al menos de los siguientes tres puntos:
1.- Los equipos y prestaciones con los que van a trabajar, medidas de seguridad, cuentas de usuario y prohibición de cambios en la configuración de los equipos.
2.- Reglas de uso, dejando muy claro lo que está prohibido total o parcialmente, incluso que es un equipo que está TOTALMENTE PROHIBIDO PARA USOS Y FINES PRIVADOS.
3.- Que se realizarán controles periódicos para comprobar el uso adecuado del equipo, y la actividad desarrollada por el trabajador. Incluso cuando fuera preciso, se establecerán nuevas medidas que garanticen la efectiva utilización del equipo.
En el siguiente enlace, se pueden descargar un documento realizado por ASEINOR CONSULTORES, desde su departamento de asesoramiento laboral y jurídico, que pueden adoptar a sus características
En resumen
Mirar el historial o el correo de un trabajador, puede ser posible y completamente legal por medio de la aceptación por escrito del trabajador de tan solo estas tres medidas, implicaría que no existe la vulneración del derecho a la intimidad ni al secreto de las comunicaciones. Máxime cuando los controles se realizarían para garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos laborales que la empresa maneja. Además, si la empresa indica expresamente la TOTAL PROHIBICIÓN PARA USO PERSONAL, por razones de seguridad, entre otras…., el trabajador sabe que no tiene una garantía de confidencialidad, y que la empresa tiene acceso a todo archivo o correo que esté en ese ordenador.
La nueva LOPD determina que:
«el empleador podrá acceder a los contenidos derivados del uso de medios digitales facilitados a los trabajadores a los solos efectos de controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y de garantizar la integridad de dichos dispositivos».
Para ampliar esta información, puede ponerse con nosotros en el 984 195 895 o en informacion@aseinor.com
ASEINOR es una asesoría en Gijón, abarcamos las áreas fiscal, contable, laboral y mercantil.